سازمان شهرداریها و دهیاری‌های کشور اعلام کرد: در سیصد و پنجاه و دومین جلسه شورای اسناد ملی ایران،اعضای شورا پس از بحث و بررسی تخصصی، با تعمیم آرای صادر شده به شهرداری‌های کشور موافقت کردند.
به گزارش جارچی اخبار از سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور، پیش از این ۲۴ردیف رأی شورا برای شهرداری های تهران و شهرضا به تصویب رسیده بود که با درخواست سازمان شهرداری و دهیاری های کشور این موارد به شهرداری های سراسر کشور تعمیم داده شد.
بر اساس این گزارش، شورای اسناد ملی تنها مرجع سیاستگذار و قانونی کشور برای رسیدگی و تعیین تکلیف اسناد در کشور است و تبعیت از آرای صادره توسط این شورا، برای تعیین تکلیف اسناد فاقد ارزش اداری و راکد موجود، برای وزارتخانه‌ها، دستگاه ها، نهادها و سازمان های وابسته به بودجه عمومی کشور ازجمله شهرداری ها، الزام‌آور است.
در ادامه این گزارش تاکید شده است: سازمان شهرداری ها و دهیاری های کشور با درک رسالت ملی و مسئولیت اجتماعی خویش و با هدف جمع‌آوری و حفظ اسناد در سازمانی واحد و همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های اداری و استخدامی از طریق تمرکز سوابق راکد شهرداری ها، نسبت به انعقاد تفاهم‌نامه با سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اقدام کرده و بر این اساس کلیه شهرداری ها در چارچوب این تفاهم نامه و همچنین قانون و مقررات اسناد ملی ایران اسنادی را که اقدام اداری آن پایان‌یافته و مختومه است را به این سازمان اعلام تا هماهنگی‌های بعدی برای ارزشیابی، انتقال و یا امحاء اوراق توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران صورت پذیرد.
این اسناد شامل کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، لوح فشرده، نوارهای ضبط‌صوت و… است.
در این راستا ضروری است شهرداری ها بر اساس قوانین، مقررات و دستورالعمل های اسناد ملی با هماهنگی و نظارت سازمان شهرداری ها نسبت به تعیین تکلیف سوابق، پرونده های راکد خود اقدام کنند.